Journée internationale des archives : préserver aujourd’hui pour transmettre demain
À l'occasion de la Journée internationale des archives, découvrez le rôle essentiel du service Archivage de l'UDAF 54 et son engagement qualité.
Chaque année, le 9 juin, la Journée internationale des archives met en lumière le rôle des archives dans notre société. Cette journée est l’occasion de rappeler l’importance de la conservation des documents, de la protection des informations et de la transmission de la mémoire collective.
À l’UDAF 54, cette mission occupe une place importante au quotidien grâce au travail du service Courrier et Archivage.
Pourquoi une Journée internationale des archives ?
La Journée internationale des archives a été créée à l’initiative du Conseil international des archives. Elle commémore la création de cette organisation le 9 juin 1948 sous l’égide de l’Organisation des Nations unies pour l’éducation, la science et la culture.
Cette journée vise à sensibiliser le grand public à l’importance des archives. Elles permettent de conserver des traces du passé, de garantir les droits des personnes et d’assurer la transparence des organisations.
Les archives concernent tous les secteurs d’activité. Elles jouent un rôle particulièrement important dans les structures qui accompagnent des publics fragiles et gèrent des documents administratifs sensibles.
Un travail essentiel à l’UDAF 54
Au sein de l’UDAF 54, le service Courrier et Archivage assure une mission indispensable au bon fonctionnement des activités.
Chaque jour, les documents reçus sont traités avec rigueur afin de garantir leur conservation, leur traçabilité et leur accessibilité.
Dans le cadre des archives numériques, Stéphanie Jaeger assure le traitement des courriers entrants. Ces documents sont intégrés dans les systèmes d’archivage afin de permettre leur consultation et leur suivi dans le respect des procédures en vigueur.
Une fois cette étape réalisée, Zoé Durr prend en charge les courriers papier. Elle procède au classement des documents dans les dossiers suspendus des majeurs concernés afin d’assurer une organisation fiable et sécurisée.
Les factures font également l’objet d’un traitement quotidien. Elles sont classées par journée afin de permettre leur gestion et, lorsque la réglementation le permet, leur destruction anticipée selon les délais de conservation applicables.
L’ensemble de ces missions est coordonné par Alexandra Ferry, responsable du pôle.
Garantir la conformité et la protection des données
L’archivage ne consiste pas uniquement à stocker des documents. Il répond à des règles précises en matière de conservation, de sécurité et de protection des données.
Pour garantir cette conformité, les archives de l’UDAF 54 font régulièrement l’objet d’audits réalisés par les Archives départementales de Meurthe-et-Moselle. Ces contrôles permettent de vérifier les procédures mises en place et d’évaluer les possibilités de destruction anticipée de certains documents lorsque les délais réglementaires sont atteints.
Cette démarche contribue à assurer une gestion responsable des archives tout en respectant les obligations légales.
Une convention historique avec les Archives départementales
L’engagement de l’UDAF 54 en faveur d’une gestion exemplaire des archives s’est concrétisé le 8 décembre 2025 par la signature d’une convention avec les Archives départementales de Meurthe-et-Moselle.
Cette convention, signée par Jean-Paul Lacresse, président de l’UDAF 54, et Xavier Laurent, président des Archives départementales, marque une étape importante dans la démarche qualité engagée par l’UDAF 54.
Les archives : un enjeu d’avenir
À l’ère du numérique, les archives occupent une place plus stratégique que jamais. Elles permettent de sécuriser les informations, de préserver les droits des personnes accompagnées et de conserver la mémoire des actions menées au fil des années.
À l’occasion de cette Journée internationale des archives, l’UDAF 54 souhaite mettre à l’honneur les professionnels qui œuvrent quotidiennement pour garantir la qualité, la fiabilité et la sécurité de l’information.
Grâce à leur expertise et à leur engagement, les archives deviennent un véritable outil au service des usagers, des professionnels et de la mémoire institutionnelle.
